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Winter Weather Closure and 2-Hour Delay Procedures

As we approach the winter months and the possibility of delayed starts and snow days, we are writing to remind you of our inclement weather policies. Covering over 770 square miles, Jeffco Public Schools includes metro and foothills areas, as well as some mountain communities. Jeffco Public Schools rarely takes snow days or implements a delayed start time. We live in an area where snow is typical in the winter and unless the storm is extreme, school will not be cancelled. Parents and guardians can always make the decision to not send their children to school that day if they feel it is unsafe. Our schools are flexible with late arrivals and will always excuse a student absence when called in by a parent or guardian. 

When considering snow closures, we rely on many data sources to inform our decision. These include CDOT and Jeffco County Road & Bridge Department, Skyview Weather and other real-time forecast services. We also use inspections by staff and community volunteers living in our neighborhoods to report on road conditions during and throughout the storm, forecasts for later in the day, and input from our expert drivers and maintenance crew in Jeffco Transportation Services. The safety and security of our students and staff is always our top priority. We make the best decision possible given the information we have and the timing with which we need to make the call. While our county, municipalities and CDOT are expert snow removers, sometimes the timing and impact of an incoming storm changes.

We make our open or closed decision as early as possible in order to accommodate the school bus dispatch, food services deliveries, and substitute teacher arrangements. We publicly announce the closure or delayed start and notify families directly by 6 a.m. If a large incoming storm hits early the night before and is forecast to continue throughout the next day, it is possible that we may make the closure or delay decision before midnight. If that happens, we will send out an email notification to families and the media as soon as possible and implement our phone and text system after 5:30 a.m.  

What are the possibilities during a weather situation?

After-school activities:  If weather conditions during the school day turn dangerous, after-school activities may be cancelled. The decision will be made no later than 1:00 p.m., and communicated to all families and staff shortly afterwards. All students are expected to go home after school if after-school activities are cancelled and after-school care programs may close early.  Staff will remain until all students are picked up, however we ask parents to please pick up students as soon as they are able if notified of after-school cancellations.

2-hour delay schedule:  A 2-hour delay of the start of school due to bad weather. A late start decision will be made as early as possible and direct notification will be by 6:00 a.m. Buses are delayed two hours, and students are not expected to arrive at school until two hours after the regular start time.  There will be limited staff at schools to supervise any early-arriving students. This flyer summarizes what happens at your school if a 2-hour delay is announced. We implemented this new delay schedule in Spring 2019 and hope this new policy will help keep everyone safe on the roads while also keeping our schools open.

Snow day: The determination to cancel school for an entire day will happen as early as possible. Families and staff will be directly notified by 6:00 a.m.

Messaging: School closures are announced through a variety of channels: posted first on our district website, Twitter and Facebook pages, then sent to Jeffco families via email, text, and phone using SchoolMessenger. Depending on your personal settings, you will receive an email, text message, and/or phone message. In addition to direct messaging, media outlets are notified of cancellations and delays. News outlets, websites, and social media may have the information prior to direct notification to families and staff because we do not want to message families after 9 p.m. or earlier than 5:30 a.m.


What families can do to stay informed:

Parents and guardians should ensure we always have the most current contact information for them and any emergency contacts, through JeffcoConnect and follow all Jeffco Public Schools social media channels. We also suggest you bookmark the Jeffco Public School website.

Our first priority is the physical safety of all students and employees. With temperatures dropping, please make sure your student has dressed appropriately and is prepared for outdoor recess and activities on all days. If needed, call your school or counselor for possible clothing assistance. Please review these winter driving tips from CDOT about winter driving safety.

Remember that you have the ultimate responsibility for the safety and well-being of yourself and your children. Parents can always decide not to send their children to school on a snowy day if they feel it is unsafe.

Thank you,
Jeffco Public Schools



en español

Un mensaje importante de las Escuelas Públicas de Jeffco Procedimientos de cierre y de retrasos de dos horas por tiempo de invierno

A medida que se aproximan los meses de invierno y la posibilidad de retrasos de clases y cierres por nieve, les recordamos las normas sobre condiciones de mal tiempo. Las Escuelas Públicas del Condado Jefferson cubren 770 millas cuadradas, que incluyen las áreas metropolitanas y algunas comunidades en las estribaciones de las ontañas. Rara vez declaran cierres por tormentas de nieve o retrasos de la hora de inicio de clases. Vivimos en un área donde es normal que caiga nieve en el invierno y a menos que la tormenta sea extrema, no se cancelarán las clases. Los padres de familia y tutores legales pueden decidir en cualquier momento no enviar a sus niños a la escuela si creen que no es seguro. Nuestras escuelas son flexibles con los atrasos y siempre se excusará la ausencia de un estudiante cuando un padre de familia o tutor legal llama.

 Cuando consideramos un cierre en caso de tormenta de nieve, contamos con muchas fuentes de información para tomar una decisión informada. Estas incluyen CDOT y el Departamento de caminos y puentes del Condado de Jefferson, el Servicio de vigilancia de las condiciones meteorológicas y otros servicios de pronóstico del tiempo en tiempo real. También utilizamos inspecciones personales de caminos por parte del personal y voluntarios que viven en nuestros vecindarios, pronósticos posteriores e información de los servicios de transporte de las Escuelas del Condado Jefferson para evaluar las condiciones de las carreteras durante la tormenta. La seguridad y protección de nuestros estudiantes siempre es nuestra máxima prioridad. Tomamos la mejor decisión posible basada en la información que tenemos y en el momento en que tenemos que tomarla. Si bien nuestro condado, municipalidades y CDOT son expertos removedores de nieve, algunas veces el momento y el impacto de una tormenta en camino son cambiantes.

Tomamos nuestra decisión de si las escuelas se cierran lo antes posible para organizar el envío de los autobuses, las entregas de los servicios de comidas y arreglos de maestros suplentes. Informamos a las familias públicamente y directamente del cierre o retraso de clases a las 6 a.m. Si una tormenta grande llega la noche anterior y se pronostica que continuará el siguiente día, es posible que tomemos la decisión sobre el cierre o retraso antes de la medianoche. Si esto sucede, mandaremos una notificación por correo electrónico a las familias y a los medios de comunicación lo antes posible e implementaremos los avisos de teléfono y mensaje de texto después de las 5:30 a.m.

¿Cuáles son las posibles consecuencias durante una situación de mal tiempo?

Actividades después de las clases: Si las condiciones meteorológicas se ponen peligrosas durante la jornada escolar, puede ser que las actividades después de las clases se cancelen. La decisión se tomará no más tarde de la 1:00 p.m. y se les comunicará a todas las familias y al personal poco tiempo después. Si se han cancelado las actividades después de la jornada escolar, se espera que todos los estudiantes vayan a sus casas después clases y puede que los programas de guardaría después de las horas lectivas se cierren temprano. El personal permanecerá hasta que se recoja a todos los estudiantes; sin embargo, pedimos a los padres de familia que por favor recojan a sus hijos tan pronto como puedan si reciben notificación de la cancelación de actividades después de clases.

Horario de retraso de 2 horas: Esto es un retraso de dos horas del inicio de clases debido al mal tiempo. La decisión de implementar un retraso de inicio de clases se tomará lo antes posible y se anunciará de manera directa antes de las 6:00 a.m. Habrá un retraso del transporte en los autobuses y no se esperará que los estudiantes lleguen a la escuela hasta dos horas después de la hora normal de comienzo de clases. Habrá un número limitado de personal en las escuelas para supervisar a los estudiantes que lleguen temprano. El volante adjunto resume lo que pasa en su escuela si se anuncia un retraso de 2 horas. Implementamos este nuevo horario de retraso la primavera pasada con la esperanza de que la norma mantenga a todos seguros y al mismo tiempo no interfiera con el funcionamiento de las escuelas. Cierres por tormentas de nieve: La decisión de cancelar clases el día entero se tomará lo antes posible. Se notificará a las familias y al personal directamente antes de las 6:00 a.m.

Mensajes:
Los cierres de las escuelas se anuncian a través de una variedad de medios: publicado primero en la página web, Twitter y Facebook y luego por correo electrónico, mensajes de texto y teléfono enviados a las familias utilizando SchoolMessenger. Dependiendo de sus preferencias personales registradas, recibirán un correo electrónico, un mensaje de texto y/o un mensaje telefónico. Además de los mensajes directos, los medios de comunicación son informados de las cancelaciones y retrasos. Puede que los medios informativos, sitios web y redes sociales tengan la información antes de que se notifique directamente a las familias y al personal, debido a que no queremos notificar a las familias después de las 9 p.m. o más temprano que las 5:30 a.m.

Lo que las familias pueden hacer para mantenerse informadas:
Los padres y tutores legales deben verificar que tenemos su información de contacto actualizada y cualesquier otro contacto en caso de emergencia mediante JeffcoConnect y seguir a las Escuelas Públicas de Jeffco en las redes sociales. También sugerimos que marquen como favorita la página web de las Escuelas Públicas de Jeffco y que nos sigan en las redes sociales. Nuestra primera prioridad es la seguridad física de todos los estudiantes y empleados. Con las temperaturas que disminuyen, por favor verifiquen que sus hijos estén vestidos apropiadamente y preparados para el recreo y actividades todos los días. Llamen a su escuela o consejero/a si requieren de asistencia con la vestimenta. Favor de revisar estos consejos para manejar durante el invierno publicados por CDOT sobre la seguridad. Recuerden que ustedes tienen la responsabilidad final de la seguridad y del bienestar propio y de sus hijos. Los padres de familia pueden decidir en todo momento no enviar a sus niños a la escuela en un día con mucha nieve si sienten que no es seguro.

Gracias,
Escuelas Públicas de Jeffco
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